La comunicazione preventiva del lavoro autonomo occasionale è un adempimento previsto, in determinati casi, quando un imprenditore si avvale di un lavoratore autonomo occasionale.
La comunicazione deve essere effettuata prima dell’inizio della prestazione attraverso l’applicativo dedicato disponibile sul portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro.
L’obbligo non riguarda però qualsiasi attività definita genericamente “prestazione occasionale”. Si applica soltanto quando ricorrono specifiche condizioni relative sia al committente sia al tipo di prestazione.
Sono inoltre previste diverse esclusioni. Per esempio, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito che le prestazioni di natura prettamente intellettuale, come quelle svolte da traduttori, correttori di bozze, progettisti grafici, relatori e docenti, possono essere escluse dall’obbligo.
Per questo motivo non è corretto affermare che ogni ricevuta per lavoro autonomo occasionale debba essere preceduta da una comunicazione all’Ispettorato.
Prima di verificare l’adempimento è utile distinguere il lavoro autonomo occasionale da PrestO e Libretto Famiglia nella guida su come funziona la prestazione occasionale.
Indice
Cos’è la comunicazione preventiva del lavoro autonomo occasionale
L’obbligo è stato introdotto dall’articolo 13 del Decreto Legge 146/2021, convertito dalla Legge 215/2021, attraverso una modifica dell’articolo 14 del D.Lgs. 81/2008.
La finalità dichiarata della disposizione è consentire il monitoraggio delle prestazioni e contrastare forme elusive nell’utilizzo del lavoro autonomo occasionale.
La comunicazione riguarda l’avvio dell’attività del lavoratore e deve essere effettuata dal committente prima che la prestazione abbia inizio.
Non si tratta di un’autorizzazione: il committente non deve attendere una risposta dell’Ispettorato per poter iniziare il rapporto. Si tratta invece di un adempimento informativo preventivo.
Chi deve fare la comunicazione preventiva
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito che l’obbligo riguarda esclusivamente i committenti che operano in qualità di imprenditori.
Non è quindi sufficiente che il committente possieda una Partita IVA. Bisogna verificare se opera effettivamente come imprenditore nell’ambito della prestazione interessata.
Per esempio, un’impresa che incarica una persona di effettuare occasionalmente un’attività autonoma non intellettuale può rientrare nell’obbligo, se sono presenti anche gli altri presupposti previsti dalla disciplina.
La situazione è invece differente per un semplice privato, per una Pubblica Amministrazione o per uno studio professionale non organizzato in forma d’impresa.
Quali lavoratori autonomi occasionali devono essere comunicati
L’obbligo riguarda i lavoratori che possono essere inquadrati nel contratto d’opera previsto dall’articolo 2222 del Codice Civile e che, per il carattere non abituale dell’attività, producono redditi riconducibili all’articolo 67, comma 1, lettera l), del TUIR.
Si tratta quindi del normale lavoro autonomo occasionale nel quale una persona si impegna a compiere un’opera o un servizio con lavoro prevalentemente proprio e senza vincolo di subordinazione nei confronti del committente.
La comunicazione preventiva non deve invece essere confusa con gli adempimenti previsti per altri rapporti di lavoro o per PrestO e Libretto Famiglia.
Quando la comunicazione preventiva non è necessaria
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha individuato numerose situazioni escluse dall’obbligo.
Tra i principali casi che non rientrano nella comunicazione prevista dall’articolo 14 del D.Lgs. 81/2008 troviamo:
- i rapporti di lavoro subordinato;
- le collaborazioni coordinate e continuative, già soggette ai relativi obblighi di comunicazione;
- PrestO e Libretto Famiglia disciplinati dall’articolo 54-bis del Decreto Legge 50/2017;
- le attività autonome esercitate abitualmente e soggette al normale regime IVA;
- le prestazioni di natura prettamente intellettuale nei casi chiariti dall’Ispettorato;
- le attività occasionali che fiscalmente costituiscono attività commerciale e non lavoro autonomo occasionale ai sensi dell’articolo 67, comma 1, lettera l), del TUIR;
- determinati rapporti intermediati da piattaforme digitali, soggetti a uno specifico regime di comunicazione.
Non bisogna quindi utilizzare la presenza di una ricevuta occasionale come unico criterio per stabilire se l’adempimento sia necessario.
Prestazioni intellettuali escluse dalla comunicazione
Una delle esclusioni più importanti riguarda le prestazioni di natura prettamente intellettuale.
Nelle proprie FAQ, Ministero del Lavoro e Ispettorato Nazionale del Lavoro hanno indicato espressamente, a titolo esemplificativo, diverse attività che possono essere escluse dall’obbligo.
Tra gli esempi figurano:
- correttori di bozze;
- progettisti grafici;
- lettori di opere in festival o librerie;
- relatori a convegni e conferenze;
- docenti;
- redattori di articoli e testi;
- guide turistiche;
- traduttori;
- interpreti;
- docenti di lingua;
- consulenze scientifiche rese da medici.
L’elenco è esemplificativo. L’elemento da valutare è la natura prettamente intellettuale della prestazione concretamente svolta, non semplicemente il titolo attribuito all’incarico.
Per esempio, una società che affida occasionalmente una traduzione a un traduttore non deve considerare automaticamente necessario l’adempimento soltanto perché il compenso viene documentato attraverso una ricevuta per lavoro autonomo occasionale.
Un grafico occasionale deve essere comunicato?
L’Ispettorato ha indicato espressamente i progettisti grafici tra gli esempi di prestazioni di natura prettamente intellettuale escluse dalla comunicazione.
Ciò riguarda l’attività che presenta effettivamente questa natura. Se l’incarico comprende invece prestazioni materiali differenti, occorre valutare la fattispecie concreta.
Traduttori e interpreti devono essere comunicati?
Le FAQ dell’Ispettorato chiariscono espressamente che le prestazioni occasionali rese da traduttori, interpreti e docenti di lingua rientrano tra quelle intellettuali escluse dall’obbligo.
L’esclusione è stata confermata anche nel caso di imprese che utilizzano una rete di collaboratori occasionali ai quali affidano saltuariamente singole traduzioni.
Quando il rapporto viene però intermediato attraverso una piattaforma digitale possono trovare applicazione specifici e differenti obblighi di comunicazione previsti per il lavoro tramite piattaforme.
Il lavoro svolto da remoto deve essere comunicato?
Il semplice fatto che il prestatore lavori da remoto dalla propria abitazione o dal proprio ufficio non esclude l’obbligo.
L’Ispettorato ha chiarito che il luogo in cui viene svolta l’attività non costituisce, da solo, un criterio sufficiente per escludere la comunicazione.
Bisogna invece verificare la natura della prestazione. Se il lavoro svolto da remoto è prettamente intellettuale e rientra nelle esclusioni chiarite dall’Ispettorato, la comunicazione non è necessaria per questo motivo, non perché il lavoro viene eseguito a distanza.
Un privato deve comunicare il lavoratore autonomo occasionale?
No. L’obbligo riguarda i committenti che operano in qualità di imprenditori.
Una persona fisica che commissiona un’attività per esigenze esclusivamente personali e non nell’esercizio di un’impresa non deve effettuare questa comunicazione.
Questo non significa che non debba gestire correttamente gli altri aspetti del rapporto. Il compenso deve comunque essere documentato e il prestatore deve considerarlo ai fini fiscali secondo le regole applicabili.
Quando il committente è un semplice privato non viene inoltre normalmente applicata la ritenuta d’acconto, perché il privato non opera come sostituto d’imposta.
Gli studi professionali devono effettuare la comunicazione?
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito che gli studi professionali non organizzati in forma di impresa non sono soggetti all’obbligo.
La ragione è che la norma interessa esclusivamente i committenti che operano in qualità di imprenditori.
Non bisogna quindi applicare automaticamente la comunicazione a qualsiasi professionista soltanto perché possiede una Partita IVA e si avvale occasionalmente di un altro lavoratore autonomo.
Resta inoltre ferma l’esclusione relativa alle prestazioni prettamente intellettuali.
Pubbliche Amministrazioni e comunicazione preventiva
Le Pubbliche Amministrazioni e gli enti pubblici non economici sono esclusi dall’adempimento previsto per i lavoratori autonomi occasionali, perché non operano in qualità di imprenditori ai fini di questa disciplina.
Diversa può essere la situazione delle società partecipate da soggetti pubblici.
L’Ispettorato ha chiarito che una società per azioni a partecipazione pubblica non viene equiparata automaticamente a una Pubblica Amministrazione per il solo fatto che parte o tutte le sue azioni siano detenute da un ente pubblico.
Se opera come impresa, deve quindi verificare l’obbligo secondo le regole ordinarie.
Enti del Terzo settore
Gli Enti del Terzo settore che svolgono esclusivamente attività non commerciale non sono soggetti alla comunicazione, perché l’obbligo interessa i committenti che operano in qualità di imprenditori.
Se l’ente svolge però anche un’attività d’impresa, l’adempimento può diventare necessario per i lavoratori autonomi occasionali impiegati nell’ambito di tale attività imprenditoriale.
Non è quindi sufficiente guardare alla natura giuridica dell’ente: bisogna considerare l’attività nella quale viene utilizzato il prestatore.
Procacciatore d’affari occasionale e vendita diretta
L’Ispettorato ha escluso dall’obbligo il procacciatore d’affari occasionale, perché il relativo reddito viene ricondotto all’attività commerciale occasionale prevista dall’articolo 67, comma 1, lettera i), del TUIR e non al lavoro autonomo occasionale della lettera l).
Per la stessa ragione sono escluse le attività degli incaricati alla vendita diretta a domicilio occasionale nei casi esaminati dall’Ispettorato.
Questa distinzione mostra perché non tutte le attività occasionali fiscalmente classificate tra i redditi diversi rientrino nella comunicazione.
Volontari con solo rimborso spese
Chi svolge esclusivamente attività di volontariato e riceve soltanto un rimborso delle spese, senza essere qualificabile come prestatore di lavoro autonomo occasionale, non rientra nell’obbligo.
L’Ispettorato precisa comunque che la qualificazione deve corrispondere alla situazione reale. Non è quindi sufficiente definire una somma “rimborso spese” se nella sostanza rappresenta il corrispettivo di una prestazione lavorativa.
PrestO e Libretto Famiglia richiedono questa comunicazione?
No. PrestO e Libretto Famiglia seguono un sistema completamente differente.
I rapporti disciplinati dall’articolo 54-bis del Decreto Legge 50/2017 sono gestiti tramite l’INPS e prevedono specifici obblighi di registrazione e comunicazione.
Non bisogna quindi effettuare anche la comunicazione preventiva del lavoro autonomo occasionale prevista dall’articolo 14 del D.Lgs. 81/2008.
La distinzione tra i diversi strumenti è spiegata nella guida sui limiti della prestazione occasionale.
Quando deve essere inviata la comunicazione
La comunicazione deve essere effettuata prima dell’inizio della prestazione.
Non è previsto per il lavoro autonomo occasionale il termine specifico di “almeno 60 minuti prima” che caratterizza invece il Contratto di prestazione occasionale PrestO.
Ciò che conta è che la comunicazione risulti correttamente trasmessa prima che il lavoratore inizi effettivamente l’attività.
È quindi opportuno effettuare l’adempimento dopo avere definito l’incarico ma prima della data e dell’ora previste per l’avvio della prestazione.
Come inviare la comunicazione preventiva
La comunicazione viene effettuata utilizzando l’applicativo Lavoro Autonomo Occasionale presente nell’area riservata del portale Servizi Lavoro.
Il portale ufficiale delle Comunicazioni Obbligatorie specifica che l’invio può essere effettuato attraverso la procedura dedicata.
È possibile accedere dal portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro.
Il committente può provvedere direttamente oppure avvalersi di un soggetto abilitato secondo le modalità previste dal sistema.
La comunicazione può ancora essere inviata tramite email?
Le prime indicazioni del 2022 prevedevano, durante la fase di avvio dell’adempimento, l’invio tramite specifici indirizzi email degli Ispettorati territoriali.
Successivamente è stato introdotto l’applicativo telematico dedicato.
Le istruzioni attualmente pubblicate sul portale delle Comunicazioni Obbligatorie indicano che la comunicazione di Lavoro Autonomo Occasionale deve essere eseguita attraverso l’applicativo presente nell’area riservata di Servizi Lavoro.
È quindi opportuno non utilizzare vecchi indirizzi email reperiti in guide, circolari o articoli risalenti alla fase transitoria del 2022 come modalità ordinaria dell’adempimento.
Quali dati inserire nella comunicazione
La comunicazione deve consentire di identificare con precisione il rapporto e la prestazione.
Le indicazioni dell’Ispettorato prevedono tra i dati essenziali:
- i dati del committente;
- i dati del prestatore;
- il luogo nel quale viene svolta la prestazione;
- una sintetica descrizione dell’attività;
- la data di inizio;
- il presumibile periodo entro il quale sarà conclusa l’opera o il servizio;
- l’ammontare del compenso, quando già stabilito al momento dell’incarico.
I dati devono essere coerenti con l’incarico effettivamente conferito.
Per questo motivo può essere utile predisporre preventivamente una lettera di incarico per lavoro autonomo occasionale nella quale siano già definiti oggetto, durata e compenso della prestazione.
Come indicare la descrizione dell’attività
La descrizione deve essere sufficientemente chiara da permettere di comprendere quale attività viene affidata al lavoratore.
È preferibile evitare formule estremamente generiche come:
“Prestazione occasionale.”
È più utile indicare, per esempio:
“Attività occasionale di supporto all’allestimento dello stand aziendale presso __________.”
oppure:
“Attività occasionale di inventario e catalogazione fisica dei prodotti presenti nel magazzino di __________.”
La descrizione deve naturalmente corrispondere al lavoro realmente svolto.
Cosa succede se la prestazione dura più del previsto?
Nella comunicazione deve essere indicato il presumibile arco temporale entro il quale l’opera o il servizio dovrebbe essere completato.
Se la prestazione non viene conclusa entro il periodo indicato, le indicazioni dell’Ispettorato prevedono la necessità di effettuare una nuova comunicazione.
Non è quindi corretto lasciare semplicemente proseguire il rapporto oltre il periodo comunicato senza verificare il nuovo adempimento.
Questo aspetto deve essere tenuto distinto dalla vecchia e inesistente regola secondo cui il normale lavoro autonomo occasionale potrebbe durare al massimo 30 giorni. Non esiste un limite generale di 30 giorni che determina l’occasionalità del rapporto.
Si può modificare o annullare la comunicazione?
Una comunicazione già trasmessa può essere modificata o annullata prima dell’inizio dell’attività, secondo le funzionalità e le regole previste dal sistema.
Se, per esempio, l’incarico viene annullato prima che il prestatore inizi il lavoro, è opportuno procedere all’annullamento della comunicazione.
Analogamente, se prima dell’avvio vengono modificati elementi rilevanti come la data di inizio o il luogo della prestazione, i dati devono essere corretti prima che l’attività inizi.
L’Ispettorato ha inoltre chiarito che piccoli errori che non impediscono di individuare le parti, la data di inizio o il luogo della prestazione non equivalgono automaticamente a una totale omissione della comunicazione.
Serve la comunicazione per ogni lavoratore?
L’adempimento deve permettere di identificare ciascun lavoratore autonomo occasionale impiegato.
Questo aspetto assume particolare importanza anche sul piano sanzionatorio, perché la sanzione prevista per l’omissione o il ritardo viene applicata con riferimento a ciascun lavoratore interessato.
Un’impresa che utilizza più prestatori deve quindi verificare l’adempimento per tutti i rapporti che rientrano nell’obbligo.
Esiste un limite minimo di compenso sotto il quale la comunicazione non serve?
No. L’obbligo non dipende dal superamento della soglia di 5.000 euro e non esiste un’esenzione generale per gli incarichi di piccolo importo.
Se un rapporto rientra nella comunicazione, anche un compenso di poche centinaia di euro può essere soggetto all’adempimento.
I 5.000 euro del lavoro autonomo occasionale riguardano invece la franchigia ai fini dell’obbligo contributivo alla Gestione Separata INPS.
Comunicazione preventiva e soglia contributiva sono quindi due aspetti completamente differenti.
Superare 5.000 euro cambia la comunicazione preventiva?
Il superamento della franchigia contributiva non è il criterio che determina l’obbligo di comunicazione.
La comunicazione deve essere effettuata, quando dovuta, anche se il prestatore si trova molto al di sotto dei 5.000 euro annui.
Quando invece la franchigia viene superata, sorgono ulteriori adempimenti previdenziali nei confronti della Gestione Separata.
Il funzionamento è spiegato nella guida sui limiti del lavoro autonomo occasionale.
Comunicazione preventiva e ricevuta sono due documenti diversi
La comunicazione preventiva viene effettuata dal committente prima dell’inizio dell’attività quando ricorrono i relativi presupposti.
La ricevuta viene invece utilizzata dal prestatore per documentare il compenso relativo al lavoro autonomo occasionale.
Effettuare la comunicazione non sostituisce quindi la successiva documentazione fiscale del pagamento.
Al momento del compenso devono essere valutati separatamente:
- la ricevuta;
- l’eventuale ritenuta d’acconto;
- l’imposta di bollo;
- gli eventuali contributi alla Gestione Separata in caso di superamento della franchigia.
Per la documentazione del pagamento è disponibile il fac simile di ricevuta per prestazione occasionale Word e PDF.
Comunicazione preventiva e contratto di prestazione occasionale
La presenza di un contratto o di una lettera di incarico non elimina l’obbligo della comunicazione quando questa è prevista.
Il documento contrattuale serve a definire le condizioni concordate tra committente e prestatore.
La comunicazione ha invece una finalità pubblicistica di monitoraggio del rapporto e deve essere effettuata attraverso il canale previsto dal Ministero.
È quindi possibile che per lo stesso incarico siano presenti sia una lettera o un contratto di lavoro autonomo occasionale sia la comunicazione preventiva.
Quali sono le sanzioni per omessa comunicazione
La mancata o tardiva comunicazione è soggetta a una sanzione amministrativa da 500 a 2.500 euro per ciascun lavoratore autonomo occasionale per il quale l’adempimento è stato omesso o effettuato in ritardo.
La disciplina stabilisce inoltre che, per questa violazione, non si applica la procedura di diffida prevista dall’articolo 13 del D.Lgs. 124/2004.
Se l’omissione riguarda più lavoratori, possono quindi essere applicate più sanzioni.
La sanzione può assumere rilievo anche quando la prestazione continua oltre il periodo inizialmente comunicato e il committente non effettua la nuova comunicazione richiesta.
Comunicazione inviata dopo l’inizio della prestazione
La comunicazione deve essere preventiva. Effettuarla soltanto quando il prestatore ha già iniziato il lavoro non consente quindi di rispettare correttamente il termine previsto dalla norma.
Il committente non dovrebbe attendere l’emissione della ricevuta o il momento del pagamento per occuparsi dell’adempimento.
La verifica deve essere effettuata prima dell’avvio dell’incarico.
Esempio: impresa che incarica un lavoratore per un’attività materiale
Un’impresa deve effettuare per un giorno un inventario straordinario del proprio magazzino e affida occasionalmente a una persona autonoma un’attività materiale di conteggio e catalogazione.
Prima dell’inizio del lavoro deve essere verificato se il rapporto è effettivamente riconducibile al lavoro autonomo occasionale ex articolo 2222 del Codice Civile.
Se lo è e non ricorre una delle esclusioni previste, il committente imprenditore deve trasmettere preventivamente la comunicazione attraverso l’applicativo ministeriale.
Il fatto che il compenso sia, per esempio, soltanto di 200 euro non elimina l’obbligo.
Esempio: impresa che incarica occasionalmente un traduttore
Una società affida occasionalmente la traduzione di un documento a una persona che non esercita abitualmente questa attività.
La prestazione può essere fiscalmente trattata come lavoro autonomo occasionale, ma ciò non significa che debba essere necessariamente trasmessa la comunicazione preventiva.
L’Ispettorato ha infatti indicato espressamente i traduttori tra le prestazioni intellettuali escluse dall’adempimento.
Restano naturalmente da gestire gli altri aspetti del rapporto, come la lettera di incarico, il pagamento, l’eventuale ritenuta e la ricevuta.
Esempio: incarico affidato da uno studio professionale
Un professionista non organizzato in forma di impresa affida occasionalmente un incarico a un altro lavoratore autonomo.
Il semplice fatto che il committente possieda una Partita IVA non comporta automaticamente l’obbligo.
Secondo i chiarimenti dell’Ispettorato, gli studi professionali non organizzati in forma d’impresa sono esclusi perché la comunicazione riguarda i committenti che operano in qualità di imprenditori.
Come verificare se la comunicazione è obbligatoria
Prima dell’inizio di una prestazione occasionale il committente può seguire questa verifica:
- stabilire se il rapporto è realmente lavoro autonomo occasionale ex articolo 2222 c.c.;
- verificare se il committente opera, rispetto all’incarico, in qualità di imprenditore;
- controllare se la prestazione rientra tra quelle escluse, in particolare se ha natura prettamente intellettuale;
- verificare che non si tratti di PrestO, Libretto Famiglia, collaborazione coordinata e continuativa o altro rapporto soggetto a una diversa comunicazione;
- se l’obbligo sussiste, inviare la comunicazione attraverso Servizi Lavoro prima dell’inizio della prestazione;
- conservare la documentazione relativa all’incarico e all’adempimento effettuato;
- se l’opera prosegue oltre il periodo comunicato, effettuare la nuova comunicazione richiesta.
La comunicazione preventiva deve quindi essere valutata sulla base della natura del committente e della prestazione, non sulla base dell’importo della ricevuta o della soglia dei 5.000 euro.
Dove effettuare la comunicazione
La procedura è disponibile nell’area riservata del portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Il servizio da utilizzare è quello dedicato al Lavoro Autonomo Occasionale.
Prima dell’invio è opportuno avere già disponibili i dati delle parti, la descrizione dell’attività, il luogo, la data di inizio, il periodo previsto per la conclusione e il compenso quando già determinato.
Una volta verificato che l’adempimento è necessario, è importante completarlo prima dell’inizio effettivo dell’attività e conservare la documentazione relativa alla trasmissione.